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工时表(Timesheet)及工时管理的正确应用

                                                                                                工时表(Timesheet)及工时管理的正确应用

工时表广泛应用于欧美企业,尤其成为会计服务、律师服务、管理咨询、建筑设计、流程外包、公共关系、安全保障等项目型公司普遍使用的管理
工具,并逐步推广到工业工程、信息技术、活动管理、文化体育、金融服务等以项目为业务核心的公司。本世纪初,一大批外资会计师事务所、建
筑设计公司纷纷进入中国市场,并在中国设立分支机构,工时表也被引入这些外资企业的日常管理。当这些外资企业的管理人员流动到中国本土公
司后,工时管理和工时表也逐步引入中国本土公司。

遗憾的是,大多数人只知道工时管理的表象,并不理解工时管理的本质和价值,很多中国本土公司的工时管理应用要么局限于工时表的填报、审批、
统计过程,要么因为缺乏整体规划或制度配套无法融入当前的管理体系,从而无法实现工时管理的最终目的。


对于大多数项目型公司而言,专业团队是企业最核心的资产,也是项目的主要资源。工时表只是记录员工在特定项目任务上耗费多少时间的工具,
工时表的填报、审批、统计过程不是工时管理的难点。如何应用工时管理提高人力资源生产率,实现项目核算精细化、员工绩效考评数量化,才
是工时管理的最大挑战。 


有效的工时记录至少包括员工、日期、项目、任务、工时数、备注等基本内容,员工一般按周填报工时表,由相关项目经理或直线主管审批,审
批校正后的工时记录再交由人力资源、财务等职能管理部门进行统计和进一步处理。那么,员工工时记录对这些职能管理部门有什么价值呢?

 

对于人力资源管理部门来说,员工工时记录可以用来计算员工薪酬、考评员工绩效、衡量员工产值。工时记录可以用来全面统计员工在一定期间
的出勤时间、加班时间、缺勤时间,作为员工工资的计算依据;工时记录还客观反映了员工在一定期间为公司贡献的价值,可以帮助企业管理人
员更加客观公正评价员工的绩效;此外,员工以不同角色在不同项目上工作的累计时间,也客观反映了员工在一定时期内的生产贡献。 


对于财务管理部门来说,员工工时记录是实现财务核算精细化的重要依据。首先,根据员工工时记录可以统计出公司所有项目在一定期间累计耗
费的人工工时以及人工成本。如果项目按工时结算收入,财务人员还可以根据员工收费率计算项目在一定期间产生的项目收入。其次,根据一定
期间内项目的累计工时或员工的累计工时,公司或部门层面的管理费用也可以根据项目所占工时权重进行公平分摊,从而实现项目成本核算精细化。


综上所述,员工工时的填报和审批过程只是工时管理的基本手段,利用工时记录实现科学的财务管理和人力资源管理才是工时管理的意义所在。


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