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如何利用工时表减少时间浪费?

        了解员工可能无意中浪费工作时间的主要方式,然后利用工时表来减少时间浪费,是提供员工工作效率的有效途径。在日常工作中,有哪些工作方式将降低我们的工作效率呢?让我们一起总结下。

 

1. 电子邮件

        当你正为一个重要的项目忙碌时,收到一封电子邮件的通知一闪而过,你放下正在做的事连忙回复。这是我们日常工作中非常常见的场景,让我们随时成为收件箱的奴隶,导致我们会优先考虑新的、琐碎的任务,而不是真正推动我们前进的关键任务。我们不断往待办事项列表添加新任务,当我们中断任务以查看电子邮件时,我们的注意力会被打乱。我们需要做的是,每天安排固定的几个时间段集中查看收件箱和回复电子邮件。

 

2. 小任务前置

        当你的待办事项列表与你的手臂一样长时,你很自然会希望尽快完成任务——这就是为什么我们中很多人都从不重要的小任务开始。不过,通过待办事项列表取得进展的愿望可能会以真正重要的事为代价。你完成的任务数量可以让你获得一种进步感,但除非这些任务为你更广泛的工作带来实际价值,否则它们可能没有那么有用。优先考虑最重要的事,然后先完成。

 

3. 会议

        在大多数情况下,许多会议都非常低效。很多人有很长时间在会议上没有提供任何有价值的内容,没有为会议的辩论提供任何贡献。如果是这样,你应该考虑哪些会议对你来说才是重要的,并做出选择。在安排会议之前,务必询问是否有其他更有效的渠道。

 

4. 重复工作

        我们开始一项全新的任务,我们也会重复某些程序或方法。无论是在电子邮件中写出相同的句子、从头开始设计新的信息图,还是寻找特定的 Web 工具页面都是浪费时间。尽可能节省时间和精力并使用模板和快捷方式。

 

5.无效的手动工作

        自动化可以让你摆脱你讨厌的低价值、无聊的工作,无论是填写费用、跟踪你的时间、做会议记录、组织你的收件箱还是在不同的工作工具或电子表格之间手动移动数据。可以自动化的事情只会越来越多,因此值得进行一些研究以了解可以外包哪些非生产性任务。这是最简单的方法,可以让你腾出更多时间和精力来从事技能性工作。

 

        诺明工时表支持员工按工作类别、任务等记录工时,在填写过程中让员工反思时间利用情况,从而识别浪费时间的任务。管理人员可以根据员工提交的工时表,了解员工是否工作量过多或者过少,从而调整工作安排。如果发现员工时间安排不合理,如小任务前置、参与会议过多,还可以督促员工对时间安排进行调整。数据的自动化分析更是为管理人员腾出时间完成其他重要的任务。

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